7 Tips voor coronaproof workshops
Na de ellendig lange lockdown snakken heel wat mensen weer naar écht fysiek samenwerken en overleggen. Online meetings bleken toch ook hun beperkingen te hebben.
En sinds kort kan dat ook weer. Maar hoe organiseer je werk zoals vergaderingen en workshops op een veilige manier? Pieter Daelman van bedenk en Jürgen Tanghe van Studio Dott verzamelden enkele tips die we met plezier mee verspreiden.
Denk groot
Ook in workshops is anderhalve meter afstand bewaren de norm. Voorzie dus een ruimte die groot genoeg is. Gebruik de vuistregel dat je minstens tien vierkante meter per deelnemer nodig hebt.
Bovendien verlucht je de ruimte uiteraard zoveel mogelijk. En waarom zou je bij goed weer niet gewoon buiten werken? Een ruim terras of tuin, een flipchart en wat stoelen, meer heb je niet nodig.
Kies de juiste opstelling
Een juiste opstelling kan vaak al heel wat problemen vermijden. Verwijder eerst en vooral zoveel mogelijk meubilair uit de ruimte zodat iedereen zich ook makkelijk kan bewegen.
Vervolgens vergeet je theater-opstellingen. Kies in de plaats voor een cirkelopstelling bij plenaire werkvormen of eilandopstelling wanneer je in subgroepen werkt. Kies daarbij ook het juiste meubilair. Aan een tafel van ongeveer twee meter diameter kan je bijvoorbeeld probleemloos vier mensen samen laten werken.
Een handige manier om snel te testen of iedereen de juiste afstand bewaart, is de helikoptertest: Iedereen steekt de armen horizontaal uit en draait rond. Raak je niemand aan? Dan ben je safe. Het kan een goed idee zijn om deze test in het begin van de workshop als opwarmer te gebruiken, zo worden de deelnemers zich bewust van de juiste afstand.
Hou het netjes
Uiteraard blijft een goede handhygiëne de basis. Voorzie handgels aan de ingang en volg dit als facilitator ook op. Hou het licht en luchtig. Voorzie bijvoorbeeld een ludieke slide die je toont bij elke pauze.
Indien het toch te moeilijk is om de juiste afstand te garanderen, zal je voor een vorm van gelaatsbescherming moeten gaan. Probeer daarbij de klassieke, ondoorzichtige mondmaskers te vermijden. Doordat ze een deel van het gelaat verbergen, verlies je een stuk van de gelaatsuitdrukkingen en micro-expressies die zo belangrijk zijn in onze communicatie. Kies in de plaats voor doorzichtige mondmaskers of face shields.
Goodiebag
Om te voorkomen dat mensen elkaars spullen moeten gebruiken, kan je aan het begin van de workshop een goodiebag voorzien met daarin dingen als een balpen (een duurzaam model graag) of stift, post its en een eigen masker per persoon. Dat materiaal mogen de deelnemers al meteen gebruiken door een post it met hun naam erop op hun stoel te kleven. Zo zullen ze de hele duur van de workshop op 'hun' stoel zitten/er weer naar terugkeren, wat het weer net iets veiliger maakt.
Mijn kopje
Ook voor eten en drinken moeten oplossingen gezocht worden. Rondslingerende tassen en glazen zijn uiteraard uit den boze. Een handige oplossing is om voor iedere deelnemer een dienblad te voorzien met diens naam erop. Alle tassen, glazen en andere persoonlijke spullen blijven ten allen tijde op die persoonlijke plateau. Geen vergissing meer mogelijk.
XXL werkvormen
Ook in de werkvormen kan je bewust kiezen voor technieken waarbij mensen toch voldoende afstand kunnen bewaren. Je kan bijvoorbeeld gaan voor een mega-mindmap en gebruik maken van een scribent. (doe dit best niet zelf als facilitator)
Ook qua tools zelf kan je kiezen voor de xxl versie. Print je tools bijvoorbeeld op A0 formaat (= twee flip chart vellen naast elkaar of 118 bij 84 cm) en je hebt automatisch een groot oppervlak om met verschillende personen rond te werken.
Best of two worlds
Ga voor een hybride proces. Dat betekent dat je bewust afwisselt tussen individuele technieken en groepsmomenten. Op die manier werk je niet alleen veiliger, het heeft ook nog een positief effect op de originaliteit van de oplossingen!